Trong thế giới công nghệ hiện đại, khi các công ty và doanh nghiệp luôn biết được bạn đã mở email của họ hay chưa, nhưng bạn lại hoàn toàn “mù tịt” về việc liệu email của mình gửi đi có được đọc hay không. Sự mất cân bằng quyền lực trong giao tiếp qua email này là một thực tế đáng suy ngẫm. Mặc dù nhiều người phản đối việc theo dõi email vì lý do quyền riêng tư, nhưng với tư cách là một chuyên gia về công nghệ và giao tiếp, tôi tin rằng việc trang bị cho người dùng cá nhân các công cụ tương tự như “thông báo đã đọc” là cần thiết để san bằng sân chơi, mang lại sự minh bạch và trách nhiệm giải trình mà chúng ta đang thiếu.
Vì Sao “Thông Báo Đã Đọc” Lại Cần Thiết Trong Kỷ Nguyên Số?
Các thông báo đã đọc (read receipts), trên bất kỳ nền tảng giao tiếp nào, luôn là một tính năng gây tranh cãi. Nhiều người không ủng hộ tính năng này, coi đó là sự xâm phạm quyền riêng tư. Họ cho rằng nó tạo áp lực phải trả lời vội vàng hoặc cảm thấy khó chịu khi người khác theo dõi thói quen đọc email của mình. Tôi hiểu điều đó – nhưng hãy xem xét kỹ hơn!
Thẩm phán chấp thuận quyền sử dụng thông báo đã đọc email trong phiên tòa, minh họa cho sự ủng hộ đối với read receipts trong giao tiếp.
Email ra đời từ những năm 1970 và giao tiếp kỹ thuật số đã phát triển đáng kể kể từ đó. Ngày nay, hầu hết chúng ta sử dụng mạng xã hội hoặc các ứng dụng nhắn tin tức thời khi liên lạc với bạn bè và gia đình—chứ không phải email. Các nền tảng này đã tích hợp sẵn tính năng thông báo đã đọc vào trải nghiệm cốt lõi của ứng dụng, và chúng ta đã cùng nhau chấp nhận điều này như một điều bình thường!
Ngược lại, hầu hết mọi người chủ yếu sử dụng email cho các mục đích công việc hoặc giao tiếp chính thức. Đây là những môi trường mà việc tăng cường tính minh bạch trong giao tiếp là cần thiết. Việc biết liệu tin nhắn của chúng ta đã được nhận và xác nhận hay chưa thực sự có lợi. Nhưng vì email truyền thống không hỗ trợ thông báo đã đọc theo mặc định, chúng ta thường phải nhìn chằm chằm vào hộp thư đến, tự hỏi liệu có ai đã xem những gì chúng ta gửi hay không.
Hình ảnh người phụ nữ đang soạn email trên laptop, thể hiện hành động gửi thư và sự chờ đợi phản hồi.
Các Công Ty Đã Biết Bạn Đọc Email Của Họ, Tại Sao Bạn Thì Không?
Bạn có thể đã biết rằng hầu hết các email tiếp thị và bản tin mà bạn nhận được từ các công ty hoặc doanh nghiệp đều có chứa một công cụ theo dõi (tracker). Công bằng mà nói, thường thì không có ý định xấu nào đằng sau các công cụ theo dõi email này. Các doanh nghiệp sử dụng chúng để theo dõi tỷ lệ mở email của họ. Họ muốn tối ưu hóa việc gửi email nào và cho ai để chúng được mở và đọc.
Thành viên công ty trong buổi thuyết trình đang phân tích chỉ số mở email (email open metrics), minh họa việc doanh nghiệp sử dụng công cụ theo dõi email để đánh giá hiệu quả chiến dịch.
Nhưng dù lý do là gì, thực tế là các công ty biết liệu và khi nào chúng ta mở email của họ. Tuy nhiên, hầu hết thời gian chúng ta không nhận được sự lịch sự tương tự đổi lại! Khi chúng ta gửi email cho một số công ty này, chúng ta thường bị bỏ lại trong bóng tối, tự hỏi liệu tin nhắn của mình đã được nhận và đọc hay chưa, hay chúng đã biến mất vào khoảng không của một hộp thư đến lộn xộn. Điều này cho thấy một sự mất cân bằng cơ bản trong quyền lực email mà tôi tin rằng cần được giải quyết.
Một số công ty sử dụng tính năng trả lời tự động để gửi cho chúng ta một email xác nhận rằng họ đã nhận được tin nhắn của chúng ta. Tuy nhiên, điều này thường không cho chúng ta biết liệu một người cụ thể có đọc email đó hay không, đây mới là điều chúng ta muốn biết.
Thông Báo Đã Đọc Email: Chìa Khóa Cho Minh Bạch Và Trách Nhiệm Giải Trình
Hãy hình dung thế này: bạn có một vấn đề với sản phẩm (hoặc dịch vụ) bạn mới mua và muốn liên hệ với đội ngũ hỗ trợ hoặc muốn được hoàn tiền. Thật không may, bạn thấy rằng email là kênh liên lạc duy nhất được cung cấp, vì vậy bạn gửi tin nhắn của mình và sau đó—sự im lặng!
Hình ảnh nhiều phong bì thư trong mê cung, tượng trưng cho sự phức tạp và không chắc chắn của việc gửi và nhận email trong các tình huống quan trọng.
Có ai đã xem email đó chưa? Hay họ chỉ bận rộn, và tôi nên là một khách hàng tốt và chờ đợi? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ đã nhận được email và chỉ đang chờ thời gian hoàn tiền trôi qua? Và điều đáng lo ngại nhất—họ có nhận được email của tôi không?
Gọi tôi là người quá lo lắng, nhưng tôi đã nhiều lần đối mặt với tình huống bực bội này, và tôi chắc rằng nhiều bạn cũng đã trải qua điều tương tự ít nhất một lần. Tuy nhiên, nếu email có một cái gì đó tương tự như dấu tích khi đã nhận và dấu tích màu xanh khi đã đọc, nó có thể giúp giảm bớt sự lo lắng này.
Điện thoại và laptop hiển thị logo Gmail cùng biểu tượng khả năng hiển thị, liên quan đến việc quản lý email và thông tin đã đọc, giúp giảm lo lắng cho người dùng.
Nó cung cấp cho bạn thông tin hữu ích, cho phép bạn đưa ra quyết định và giảm bớt lo lắng. Ví dụ, nếu email đã được đọc, bạn có thể đợi vài giờ để nhận phản hồi trước khi gửi email nhắc nhở. Tương tự, nếu email đã được nhận nhưng chưa đọc, bạn biết rằng mình không nên lãng phí thời gian với một email nhắc nhở mà thay vào đó hãy tập trung tìm các kênh liên lạc khác hoặc đến trực tiếp cửa hàng (nếu có).
Thực Trạng Và Thách Thức Khi Sử Dụng Thông Báo Đã Đọc Email Cá Nhân
Bây giờ tôi đã đưa ra lý lẽ ủng hộ thông báo đã đọc email, bạn có thể muốn biết cách sử dụng chúng cho bản thân. Thật không may, không có cách nào hiệu quả hoặc hiệu quả để sử dụng thông báo đã đọc trong email như chúng ta có trên các ứng dụng nhắn tin của mình. Email là một công nghệ được thiết kế để truyền tải tin nhắn đơn giản mà không có bất kỳ chức năng thông báo đã đọc mặc định hoặc phổ biến nào.
Các công cụ theo dõi đã được trang bị thêm dựa trên nhu cầu của mọi người. Chúng thường là các hình ảnh 1×1 vô hình (được gọi là pixel theo dõi – tracking pixels) tải khi bạn xem email, ngay lập tức thông báo cho người gửi rằng bạn đã mở tin nhắn của họ. Do đó, nếu công cụ theo dõi không tải (ví dụ: tính năng tải hình ảnh tự động bị tắt), ngay cả khi email được mở, bạn cũng sẽ không biết—làm cho nó trở thành một công cụ không đáng tin cậy.
Giao diện màn hình hiển thị bảng điều khiển với tùy chọn "yêu cầu thông báo đã đọc" (request read receipt) được bật, minh họa khả năng sử dụng tính năng này trong một số dịch vụ email.
Hơn nữa, việc thêm các công cụ theo dõi vào email không hề dễ dàng. Đây thường là một tính năng trả phí mà bạn có được bằng cách đăng ký dịch vụ tiếp thị email—mà các công ty sử dụng để gửi cho bạn email tiếp thị. Ngoài ra, việc sử dụng dịch vụ tiếp thị email để theo dõi có thể cho phép nhà cung cấp dịch vụ truy cập vào siêu dữ liệu email hoặc, trong một số trường hợp, nội dung email, đây là một cấp độ hoàn toàn mới về vấn đề quyền riêng tư email.
Tôi cũng nên đề cập rằng ở một số nơi, như Liên minh Châu Âu theo GDPR (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu), theo dõi email là bất hợp pháp nếu không có sự cho phép rõ ràng từ người nhận. Hầu hết các doanh nghiệp có được sự cho phép này từ bạn khi bạn đăng ký với họ. Nhưng đối với người bình thường—là một thực thể phi doanh nghiệp—việc xin phép này sẽ rất phức tạp.
Mặc dù vậy, có một vài dịch vụ email như Outlook và Google Workspace (không nhầm lẫn với tài khoản Gmail cá nhân) có hỗ trợ thông báo đã đọc email mà không cần công cụ theo dõi. Ví dụ, trong ứng dụng Outlook mới, bạn có thể vào tab “Tùy chọn” khi soạn email và nhấp vào “Yêu cầu thông báo đã đọc” (Request a Read Receipt) và “Yêu cầu thông báo đã gửi” (Request a Delivery Receipt).
Email đang được gửi từ ứng dụng Outlook với tùy chọn "yêu cầu thông báo đã đọc" và "yêu cầu thông báo đã gửi" được kích hoạt, minh họa cách thiết lập read receipts.
Tuy nhiên, phương pháp này thường yêu cầu người nhận phải đồng ý với thông báo đã đọc. Nếu họ từ chối, một lần nữa, bạn sẽ bị bỏ lại trong bóng tối. Hơn nữa, người nhận thậm chí có thể không thấy hộp thoại “Gửi lại thông báo đã đọc” (Send Back Read Receipt), vì ứng dụng email họ đang sử dụng có thể chặn nó.
Do đó, nếu bạn không phải là doanh nghiệp và muốn thêm thông báo đã đọc vào email của mình, việc sử dụng Outlook hoặc các ứng dụng email tương tự là một trong những cách đơn giản nhất và tuân thủ pháp luật để biết liệu email của bạn đã được mở hay chưa.
Kết Luận
Việc có một hệ thống thông báo đã đọc email chuẩn hóa và được chấp nhận rộng rãi là một nhu cầu cấp thiết trong giao tiếp kỹ thuật số hiện đại. Công nghệ này đã tồn tại, và hiện tại nó đang được các công ty và tổ chức sử dụng để theo dõi và thu thập dữ liệu. Chúng ta cần một sự triển khai chuẩn hóa để tính năng này không còn không đáng tin cậy như hiện tại, và người dùng thông thường có thể sử dụng chúng tương tự như thông báo đã đọc trên các ứng dụng mạng xã hội.
Minh bạch và trách nhiệm giải trình không chỉ dành cho các tập đoàn lớn mà còn cần thiết cho mỗi cá nhân trong mọi tương tác. Hãy cùng mong đợi một tương lai nơi chúng ta có thể giao tiếp qua email với sự yên tâm và thông tin đầy đủ, tạo nên một môi trường kỹ thuật số cân bằng và công bằng hơn.
Bạn có đồng ý với quan điểm này không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về tầm quan trọng của thông báo đã đọc email hoặc cách bạn đối phó với sự bất cân xứng thông tin này trong phần bình luận bên dưới!
