Trong thế giới kỹ thuật số bận rộn ngày nay, việc duy trì sự tập trung để hoàn thành công việc hiệu quả là một thách thức không nhỏ. Vô số thông báo từ điện thoại, hàng tá tab trình duyệt đang mở và sự hấp dẫn không ngừng từ mạng xã hội dễ dàng kéo chúng ta ra khỏi luồng công việc. Là một người thường xuyên phải đối mặt với những phiền nhiễu này, tôi đã từng lãng phí rất nhiều thời gian vì những gián đoạn liên tục. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng một số thói quen và tận dụng tối đa các công cụ công nghệ, tôi đã cải thiện đáng kể khả năng tập trung và năng suất của mình. Dưới đây là 6 mẹo công nghệ đã giúp tôi làm việc hiệu quả hơn, và bạn cũng hoàn toàn có thể áp dụng chúng.
1. Đa Nhiệm Hiệu Quả Với Chế Độ Chia Đôi Màn Hình Hoặc Màn Hình Phụ
Màn hình Surface laptop hiển thị chế độ chia đôi màn hình cho phép làm việc đa nhiệm hiệu quả.
Mặc dù chế độ chia đôi màn hình (split-screen mode) nghe có vẻ tiềm ẩn nguy cơ gây xao nhãng, nhưng đối với tôi, nó đã trở thành một công cụ thay đổi cuộc chơi. Khi viết một bài báo, tôi thường chia màn hình thành hai phần: một bên dành cho trình soạn thảo văn bản và bên kia để nghiên cứu thông tin. Cách thiết lập này cũng vô cùng hữu ích khi tôi cần so sánh các tài liệu, tạo bảng tính hoặc làm việc với nhiều nguồn thông tin cùng lúc.
Ưu điểm nổi bật của việc này là loại bỏ hoàn toàn nhu cầu phải chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng, giúp tôi tiết kiệm thời gian đáng kể trong việc tìm kiếm cửa sổ làm việc. Hơn thế nữa, tôi còn tận dụng một chiếc laptop cũ làm màn hình phụ. Điều này càng nâng cao khả năng tập trung của tôi bằng cách cho phép tôi mở nhiều cửa sổ trên các màn hình riêng biệt mà không bị chồng chéo. Nếu bạn chưa áp dụng chia đôi màn hình hoặc sử dụng màn hình phụ, bạn đang bỏ lỡ một lợi thế lớn trong việc tăng cường năng suất làm việc.
2. Tối Ưu Sự Tập Trung Với Chế Độ “Không Làm Phiền” Và “Tập Trung”
Biểu tượng "Không làm phiền" trên tay nắm cửa với logo Android, minh họa tính năng Do Not Disturb trên thiết bị di động.
Cám dỗ muốn kiểm tra điện thoại hoặc các thiết bị khác mỗi khi có thông báo bật lên là một yếu tố gây xao nhãng cực lớn, thường dẫn đến việc lướt web vô định. Tuy nhiên, tôi không thể tắt chuông điện thoại hoàn toàn vì không muốn bỏ lỡ những cuộc gọi quan trọng từ người thân. Giải pháp tôi tìm thấy để kiểm soát những phiền nhiễu này chính là sử dụng chế độ Focus Mode (Tập trung) và Do Not Disturb (Không làm phiền) trên điện thoại.
Các chế độ này cho phép tôi chặn các thông báo ứng dụng hoặc cuộc gọi không khẩn cấp. Tôi cũng có thể dễ dàng thiết lập các ngoại lệ cho những liên hệ hoặc ứng dụng quan trọng. Nhờ vậy, tôi chỉ nhận được những thông báo thực sự cần thiết mà không bị gián đoạn bởi những yếu tố không cần thiết, giúp tôi duy trì một môi trường làm việc yên tĩnh và tập trung hơn.
3. Đóng Bớt Tab Trình Duyệt Và Ứng Dụng Không Cần Thiết
Nhiều cửa sổ trình duyệt đang mở với biểu tượng chậm chạp ở trung tâm, minh họa tác động khi mở quá nhiều tab.
Trước đây, tôi có thói quen giữ hàng tá tab mở trên trình duyệt và để nhiều ứng dụng máy tính chạy ngầm, ngay cả khi tôi không sử dụng đến chúng. Điều này không chỉ phân tán sự chú ý của tôi, khiến tôi dễ dàng bị cám dỗ kiểm tra email mới, các cập nhật trên Asana và nhiều thứ khác, mà còn làm chậm đáng kể hiệu suất của máy tính. Hậu quả là hiệu quả công việc giảm sút và tôi cảm thấy mệt mỏi tinh thần nhanh hơn. Tôi nhận ra đã đến lúc phải thay đổi.
Giờ đây, tôi chỉ giữ lại những tab thực sự cần thiết cho công việc hiện tại. Ngay khi hoàn thành việc với một tab, tôi sẽ đóng nó lại trước khi chuyển sang tab khác. Tôi cũng tận dụng tính năng Nhóm tab (Tab Groups) trong trình duyệt và thu nhỏ chúng lại khi đã hoàn tất công việc liên quan. Tương tự, tôi cũng học cách giới hạn số lượng ứng dụng chạy đồng thời trên máy tính. Việc quản lý chặt chẽ này không chỉ giúp máy tính hoạt động mượt mà hơn mà còn giữ cho tâm trí tôi luôn tập trung vào nhiệm vụ chính.
4. Lập Kế Hoạch Công Việc Từ Buổi Tối Hôm Trước
Một chiếc laptop Dell XPS 17 trên bàn cùng sổ tay, thể hiện việc lập kế hoạch công việc thủ công hoặc kỹ thuật số.
Tôi từng không có thói quen tạo danh sách việc cần làm (to-do list), điều đó có nghĩa là tôi không có một lịch trình rõ ràng cho cả ngày. Hậu quả là tôi luôn băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu và ưu tiên công việc như thế nào. Tôi đã từng dành nhiều giờ quý giá cho những công việc ít quan trọng hơn và không hoàn thành được những nhiệm vụ chính. Việc thiếu kế hoạch chính là yếu tố lớn nhất giết chết năng suất của tôi.
Hiện tại, tôi đã hình thành thói quen tạo danh sách việc cần làm vào buổi tối hôm trước. Điều này mang lại cho tôi một cái nhìn tổng quan rõ ràng về ngày làm việc sắp tới và giúp tôi tránh được tình trạng mệt mỏi khi phải đưa ra quyết định. Tôi cũng ưu tiên giải quyết những nhiệm vụ khó khăn hơn vào buổi sáng, khi tôi có nhiều năng lượng nhất. Bên cạnh đó, tôi luôn chừa một khoảng trống trong lịch trình cho những công việc phát sinh bất ngờ. Có một mục tiêu rõ ràng giúp tôi duy trì động lực và làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.
5. Nâng Cao Năng Suất Với Kỹ Thuật Pomodoro
Tôi từng dành hàng giờ đồng hồ trước máy tính mà không nghỉ ngơi, điều này thường khiến tôi cảm thấy kiệt sức. Các nhiệm vụ thường mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết vì khó duy trì sự tập trung trong thời gian dài. Đó là lúc một người bạn giới thiệu cho tôi Kỹ thuật Pomodoro, một phương pháp quản lý thời gian khuyến khích việc nghỉ ngắt quãng sau mỗi phiên làm việc 25 phút.
Giao diện ứng dụng Đồng hồ trên Windows 11 ở chế độ phiên Tập trung (Focus Session), hỗ trợ kỹ thuật Pomodoro.
Việc nghỉ giải lao định kỳ giúp giảm mệt mỏi tinh thần và cải thiện khả năng tập trung, từ đó thúc đẩy năng suất. Để áp dụng kỹ thuật này, bạn hãy đặt hẹn giờ 25 phút và tập trung làm một nhiệm vụ cho đến khi chuông báo. Sau đó, hãy nghỉ 5 phút. Sau khi hoàn thành bốn khoảng thời gian như vậy, hãy tự thưởng cho mình một quãng nghỉ dài hơn từ 15 đến 30 phút. Nhiều hệ điều hành như Windows 11 thậm chí còn tích hợp các phiên tập trung trong ứng dụng Đồng hồ, giúp bạn dễ dàng áp dụng Pomodoro vào quy trình làm việc.
6. Lên Lịch Gửi Email Vào Thời Gian Rảnh Rỗi
Việc liên tục kiểm tra và phản hồi email ngay khi chúng đến là một yếu tố gây xao nhãng lớn, làm gián đoạn quy trình làm việc và giảm hiệu quả. Để quản lý tốt hơn điều này, tôi đã đặt ra những khoảng thời gian cụ thể để xem email, thường là vào những giờ rảnh rỗi. Cách này cho phép tôi đọc, soạn thảo và lên lịch gửi phản hồi email theo lô, thay vì để email làm gián đoạn công việc của tôi suốt cả ngày.
Người phụ nữ đang kiểm tra email trên laptop, minh họa việc quản lý và lên lịch gửi email hiệu quả.
Hầu hết các ứng dụng email hiện đại đều cung cấp tính năng lên lịch gửi tích hợp, giúp việc quản lý tin nhắn trở nên dễ dàng. Bạn chỉ cần xác định những thời điểm bận rộn ít nhất trong ngày và lên lịch gửi email phù hợp. Cách tiếp cận này không chỉ tăng năng suất mà còn đảm bảo email của bạn đến tay người nhận vào thời điểm tối ưu, đặc biệt hữu ích khi làm việc với các múi giờ khác nhau.
Tôi đã áp dụng những phương pháp trên để giảm thiểu sự xao nhãng khi làm việc tại nhà, và bạn cũng có thể làm tương tự để duy trì sự tập trung. Việc thực hiện những chiến lược này sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Hãy thử áp dụng và xem chúng cải thiện hiệu quả công việc của bạn như thế nào. Ngoài ra, hãy cân nhắc chặn các trang mạng xã hội và các trang web gây xao nhãng khác, vì chúng có thể dễ dàng làm bạn mất tập trung khỏi công việc. Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc duy trì sự tập trung trong môi trường công nghệ hiện nay nhé!
