Tham gia một cuộc họp trực tuyến mà không có sự chuẩn bị cơ bản có thể gây ra những trục trặc không đáng có cho cả bạn và những người tham gia khác. Để mọi thứ diễn ra suôn sẻ và tránh căng thẳng vào phút chót, tôi luôn thực hiện một danh sách kiểm tra nhanh trước cuộc họp. Điều này giúp tôi phát hiện và khắc phục mọi vấn đề trước khi cuộc gọi bắt đầu, đảm bảo một trải nghiệm chuyên nghiệp và hiệu quả.
6. Kiểm Tra Micro và Camera Của Bạn Kỹ Lưỡng
Không gì bực bội hay thiếu chuyên nghiệp hơn việc tham gia một cuộc họp và nhận ra không ai có thể nghe thấy bạn hoặc nhìn thấy hình ảnh của bạn. Nếu chỉ đơn giản là mic bị tắt tiếng hoặc camera chưa bật trong ứng dụng, đó là một lỗi dễ dàng khắc phục. Tuy nhiên, nếu đó là sự cố về phần cứng hoặc trục trặc phần mềm sâu hơn, mọi thứ có thể trở nên phức tạp rất nhanh. Tương tự, chất lượng âm thanh hoặc video kém cũng có thể gây khó xử không kém.
Để tránh bất kỳ vấn đề nào trong cuộc họp, tôi luôn kiểm tra camera và micro của mình trước. Tôi thường mở ứng dụng camera, quay một đoạn video ngắn có âm thanh và phát lại để đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi. Tôi cũng kiểm tra mic và camera trực tiếp trong ứng dụng họp mà tôi sẽ sử dụng. Đây là một bước đơn giản nhưng có thể giúp bạn tránh được áp lực không cần thiết vào phút chót.
Một webcam gắn trên đỉnh màn hình, sẵn sàng cho cuộc họp trực tuyến.
Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng hoặc trang web hội nghị video mới lần đầu, hãy đảm bảo điều chỉnh cài đặt quyền để cấp cho ứng dụng hoặc trình duyệt quyền truy cập vào micro và camera của bạn.
5. Xác Nhận Đăng Nhập Đúng Tài Khoản
Cho dù bạn là người đã lên lịch cuộc họp hay được mời tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập bằng cùng một tài khoản mà bạn đã sử dụng để tạo hoặc nhận lời mời. Nếu bạn thường xuyên chuyển đổi giữa nhiều tài khoản, ví dụ như trên Zoom hoặc Microsoft Teams, việc đăng nhập sai tài khoản có thể ngăn bạn mở liên kết hoặc tham gia cuộc gọi.
Khi sử dụng trình duyệt, nó có thể tự động đăng nhập bạn vào tài khoản mặc định. Nếu đó không phải là tài khoản chính xác cho cuộc họp, bạn có thể không có quyền truy cập để tham dự. Tôi đã từng gặp tình huống này một vài lần trên Google Meet. Để tránh bị chậm trễ, hãy nhanh chóng kiểm tra xem bạn có đang sử dụng đúng tài khoản trên trang ứng dụng không và chuyển đổi nếu cần.
Logo Google Meet trên một nền trắng
4. Đảm Bảo Kết Nối Internet Ổn Định
Ngay cả với tất cả sự chuẩn bị kỹ lưỡng, một kết nối internet chậm vẫn có thể làm hỏng cuộc họp của bạn. Video bị giật, âm thanh chập chờn hoặc ngắt kết nối ngẫu nhiên có thể để lại ấn tượng xấu. Để tránh sự lúng túng đó, tôi luôn kiểm tra tốc độ internet của mình trước một cuộc họp. Nếu cảm thấy chậm, tôi thực hiện một vài bước để đảm bảo cuộc gọi diễn ra suôn sẻ.
Đầu tiên, tôi ngắt kết nối các thiết bị khác khỏi mạng để đảm bảo thiết bị tôi đang sử dụng có băng thông lớn nhất. Tôi cũng đóng các ứng dụng không cần thiết hoặc các bản tải xuống đang chạy ngầm. Di chuyển đến gần bộ định tuyến hơn hoặc sử dụng kết nối Ethernet có dây cũng giúp ích. Và để phòng trường hợp xấu nhất, tôi luôn chuẩn bị một phương án dự phòng – như điểm phát sóng di động – để sẵn sàng nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra.
Một bộ định tuyến Wi-Fi đặt trên bàn, biểu tượng cho kết nối mạng ổn định.
3. Tắt Toàn Bộ Thông Báo Trước Cuộc Họp
Hãy tưởng tượng bạn đang chia sẻ màn hình trong một cuộc họp, và đột nhiên một thông báo tin nhắn cá nhân hiện lên để mọi người cùng thấy – khá khó xử phải không? Ngay cả khi thông báo không mang tính riêng tư, các cảnh báo hoặc lời nhắc từ ứng dụng vẫn có thể làm bạn mất tập trung. Đó là lý do tại sao bạn nên quản lý chúng trước khi cuộc họp bắt đầu. Điều tôi thường làm là tắt tất cả các thông báo.
Nếu bạn đang sử dụng Windows, bạn có thể tắt thông báo bằng cách mở ứng dụng Cài đặt (Settings), vào Hệ thống (System) > Thông báo (Notifications), và tắt công tắc “Thông báo”.
Để quản lý thông báo trên macOS, nhấp vào menu “Apple” ở góc trên bên trái và mở “Cài đặt Hệ thống” (System Settings). Sau đó, chuyển đến tab “Thông báo” (Notifications) để điều chỉnh cài đặt.
Màn hình cài đặt thông báo trong macOS, hiển thị các tùy chọn tinh chỉnh.
2. Kiểm Tra Lại Thời Gian Cuộc Họp và Tham Gia Sớm
Những ngày đầu làm freelancer, tôi đã bỏ lỡ một vài cơ hội chỉ vì không nắm rõ sự khác biệt về múi giờ. Ngay cả khi không cố ý, việc xuất hiện muộn có thể khiến bạn trông không đáng tin cậy hoặc thiếu chuyên nghiệp. Đó là lý do tại sao tôi luôn kiểm tra lại thời gian cuộc họp và tham gia đúng giờ, đặc biệt khi họp với ai đó ở múi giờ khác.
Tôi thường yêu cầu khách hàng cung cấp thời gian cuộc họp theo giờ UTC, sau đó chuyển đổi sang múi giờ địa phương của mình. Tôi cũng tự đặt lời nhắc để tránh quên. Nếu cuộc họp chưa phải là lời mời trên lịch, việc thêm nó vào lịch của bạn cũng có thể giúp ích. Tôi khuyên bạn nên tham gia sớm vài phút để ổn định và khắc phục mọi vấn đề kỹ thuật vào phút chót. Những phút phụ thêm đó có thể tạo nên sự khác biệt lớn!
Biểu tượng biên bản cuộc họp và logo Microsoft Word bên cạnh, minh họa sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
1. Xem Trước Ngoại Hình Của Bạn Trên Camera
Cách chúng ta thể hiện bản thân trên camera ảnh hưởng lớn đến ấn tượng mà chúng ta tạo ra với nhà tuyển dụng tiềm năng, khách hàng hoặc đồng nghiệp. Đó là lý do tại sao, trước mỗi cuộc gọi video, tôi kiểm tra một vài điều: Tôi đảm bảo ánh sáng không quá gắt, camera ở góc phù hợp, tôi ở giữa khung hình và ống kính webcam sạch sẽ.
Một người phụ nữ trẻ đang điều chỉnh góc nhìn và ánh sáng, chuẩn bị cho cuộc họp trực tuyến.
Nếu phông nền của tôi quá bừa bộn, tôi thường làm mờ nền hoặc sử dụng các bộ lọc nền tích hợp có sẵn trong hầu hết các ứng dụng họp. Dù là điều chỉnh ghế hay chỉnh lại tóc, việc kiểm tra nhanh trước cuộc gọi giúp tôi tránh những bất ngờ. Hầu hết các ứng dụng video đều cho phép bạn xem trước camera trước khi tham gia – hãy luôn dành chút thời gian để kiểm tra xem mình trông như thế nào.
Đây là một số bước tôi thực hiện trước khi tham gia bất kỳ cuộc họp nào để tạo ấn tượng tốt và tiết kiệm thời gian cho người khác. Bạn cũng nên tuân theo chúng để không có gì khiến bạn bất ngờ. Hãy chia sẻ ý kiến hoặc những mẹo chuẩn bị cuộc họp trực tuyến của bạn trong phần bình luận bên dưới!
